Miksi kehittää työyhteisön sisäistä viestintää

Tämä teksti sai alkunsa Twitteristä, missä tuumailtiin, ettei työpaikan yksisuuntaisissa infotilaisuuksissa ole järkeä vaan ne ovat kaikkien ajanhukkaa. Siinä yhteydessä minulta pyydettiin enemmän tietoa aiheesta mutta vaikea on lyhyesti vastata. Ryhdyin siis kirjoittamaan.

No ensinnäkin yhteisöissä tarvitaan monenlaista viestintää ja monia kanavia. Ne yhteiset, usein kovin yksisuuntaiset tiedotustilaisuudet varmistavat, että suurin osa ihmisistä saa suunnilleen samansisältöisen tiedon samaan aikaan. Yhteen kokoontumisella on myös yhteisöä vahvistava tehtävä. Mennään tiistaiaamuisin sinne firman aamuinfoon, vaikka vähän muristen, se on osa meidän yhteisiä viikkorutiineja ja työtapoja. 

Viisautta olisi tietysti mahdollisimman pian yhteisten infojen jälkeen avata niitten sisältöä pienemmissä tiimeissä: mitä tämä tarkoittaa juuri meidän porukan työn kannalta. Tai mahdollistaa muuten kysymysten esittäminen ja niihin vastaaminen.

On muuten todettu, että varsinkin muutostilanteissa – ja onko organisaatioitten elämässä nykyisin muuta kuin muutosta? – nämä säännölliset, yksisuuntaisilta vaikuttavat katsaukset ovat erittäin tärkeitä ihmisten muutosymmärryksen lisäämiseksi ja muutosahdistuksen helpottamiseksi.

Usein vieläkin kuvitellaan, että tieto siirtyisi sellaisenaan puhujalta kuulijalle. Ei siirry. Jos nyt ajatellaan vaikka em. yhteistä infotilaisuutta niin puhujan tunnetila, äänenkäyttö, sanaton viestintä, esitysaineisto, teknologia jne. vaikuttavat viestin välittymiseen, samoin vastaanottajan motivaatio, asenteet, kiire, ravitsemustila, teknologia jne. Jos infoa kuunnellaan ryhmässä, myös ryhmän yhteinen kokemus ja asenteet vaikuttavat. Toki on pyrittävä selkeään ja ymmärrettävään viestintään mutta kaikessa viestinnässä on aina myös tuo vastaanottajapuoli ja vastaanottajan vastuu.

Viisas organisaatioviestintä on mietittyä ja monikanavaista. Asiantuntijat ovat oivaltaneet viestintävastuunsa ja eri kanavien soveltuvuuden eri tarkoituksiin. Ikäviä uutisia ei esimerkiksi sähköpostitella vaan ne kerrotaan ajan kanssa ja kasvotusten. Ns. virallinen viestintäjärjestelmä on helppokäyttöinen, vastuunjaot selkeät ja väki koulutettu ja motivoitu viestimään. Nykyisin tuntuu olevan tärkeää tavoitella julkisuutta some-kanavissa, mediassa ja organisaation ulkopuolella ja kaikkein tärkein eli oma väki unohdetaan. Tähän jos mihin toivoisin ryhtiliikettä.

Palatakseni alun kysymykseen: sen sijaan, että jättäisimme yhteiset infot vaikka videomateriaalien varaan (moniko niitä oikeasti katsoo – paitsi, jos ne on tehty erityisen kivasti ja luovasti), kehittäisin vahvasti sekä niitä että työyhteisöviestinnän muita kanavia ja prosesseja. Monet ovat jääneet korona-aikana todella yksin, yhteenkuuluvuuden tunnetta ei ole nimeksikään, uudet työntekijät eivät ole päässeet tutustumaan työtovereihinsa ja pelkästään faktapohjainen teams-kokoustaminen ei liitä ihmistä yhteisöön eikä motivoi. 

Ellet sitten satu kuulumaan siihen yhdeksään prosenttiin työntekijöistä, jotka eivät tarvitse eivätkä arvosta työyhteisön epämuodollista viestintää. Saksalaisen tutkimuksen mukaan (Koch & Denner, 2022) vain tuon verran oli työyhteisöissä heitä, joille riitti pelkästään työasioista puhuminen.

Meistä useimmista muista olisi aika kiva, jos joku edes joskus kysyisi, mitä kotiin kuuluu.

Syksyn kehittämisprojekteja, osa 2: Ensimmäinen avoimen yliopiston kurssini

Monet opekaverit erityisesti laskentatoimen ja rahoituksen puolella ovat aivan mestareita urakoimaan kursseja myös avoimen yliopiston verkkokurssitarjontaan. Oppiaineitten rahat ovat näinä päivinä tiukassa ja avoimen kursseista maksetaan – ei siis opettajille vaan oppiaineille. Niinpä toivetta versioida omaa opetusta avoimeen on esitetty tihenevään tahtiin meille jokaiselle.

Reilu vuosi sitten päätin edistää asiaa sen verran, että hankin aiheesta osaamista. Olen käynyt yliopistomme tarjoamaa Verkko-opetuksen asiantuntijavalmiudet -koulutusta (10 op) nimenomaan siksi, että osaisin viisaasti suunnitella ja toteuttaa verkkokursseja. Syksy 2017 keskittyi verkkokurssien pedagogisiin ja teknologisiin ratkaisuihin ja kevät 2018 viestintään ja vuorovaikutukseen.

Periaatteessa koulutus olisi ollut mahdollista paketoida vuodessa mutta tarvitsin opetuskokeilua varten oikean kurssin ja sekä vertais- että opiskelijapalautteen kokeilustani, joten saan koulutuksen valmiiksi vasta vuodenvaihteessa. (Jos jotakuta kiinnostaa, kurssin portfolioluonnos on tämän sivun laidassa.)

On ollut erittäin hyödyllistä kehittää Markkinointi- ja yhteisöviestinnän kurssia tuon koulutuksen yhteydessä. Tämä kurssini (tuntee myös nimen MYVI) on ollut hyvä kehitettävä siksi, että substanssi on ydinosaamistani. Olenkin pyöritellyt sitä jo monista näkökulmista: pedagogiikka on tutkivan oppimisen pedagogiikka, menetelmänä flippaus, on käytetty simulaatioita ja case-työskentelyä.

Kurssia on opetettu vuosittain sekä Kuopiossa että Joensuussa, välistä tiiviimmällä, välistä harvemmalla tahdilla. Nyt viime vaiheessa päätettiin, että se pidetään luokkaopetuksena vuorovuosin eri kampuksilla ja verkkoversiota tarjotaan sitten niille, jotka eivät pääse luokkaopetukseen sekä niille, joille opetusaikataulut eivät matsaa (kuten sivuaineopiskelijat).

Olen siis tehnyt MYVI-kurssista nyt verkkoversion sekä perusopiskelijoita että avoimen yliopiston opiskelijoita varten. Olen oppinut valtavasti uutta verkkoympäristön ominaispiirteistä ja Moodlesta, kuten
- jäsentelemään kurssin moduuleihin ja aikatauluttamaan kurssin neljännesvuosipaketteihin (avoimen opiskelijoille lopputyön palautuspäivät neljästi vuodessa)
- luomaan vuorovaikutteisuutta ja ohjaustilanteita verkkoon
- käyttämään tenttityökalua – tällä kurssilla sillä ei tosin tehdä tenttejä vaan sitä käytetään oppimisen itsearviointiin
- tekemään vertaisarviointitehtäviä keskustelualueelle niin, että opiskelijan pitää ensin palauttaa oma työnsä ennenkuin hän näkee toisten palautukset
- käyttämään opintojen edistymisen seurantatyökalua (hauska ja havainnollinen sekä opiskelijoille että opettajalle!)
- hyödyntämään entistä paremmin Moodlen arviointikirjaa.

Jonkin verran yllätyksiä on tässä viime vaiheessa tullut sen kanssa, että avoimen Moodle ei olekaan ihan samanlainen kuin perusopintopuolen. Olen esimerkiksi tottunut käyttämään Turnitin-plagiaatintunnistusohjelmaa kaikissa kurssipalautuksissani mutta avoimessa se ei ole ollut käytössä lainkaan.

Ilman Tainaa (Rytkönen-Suontausta) ja Perttua (Suhonen) tämä ei olisi ikinä onnistunut. Taina istui huoneessani kokonaiset kaksi tuntia testaamassa kurssin eri palikoita ennen sen avaamista. Ja suunnilleen joka maanantaiaamu tavoittelen Perttua jonkun kysymyksen kanssa. Arvostan myös avoimen yliopiston Heli Reijosen ystävällistä ja käytännönläheista briiffausta uudelle opettajalle. Kiitos avusta ja kärsivällisyydestä, ihmiset <3  Ilmainen vinkki avoimeen: välttyisitte ehkä joiltakin harmailta hiuksilta, jos teillä olisi vaikkapa verkkosivuille koottuna Avoimen yliopiston opettajan ABC.

On ihan selvää, että kun jotain tekee ensimmäistä kertaa, kaikki ei voi olla täydellistä (voiko koskaan?). Näin melkein painajaisia sähköpostitulvista, kun mikään ei toimi, mutta ihmeen vähällä olen vielä päässyt. Toisaalta kurssi avattiin sekä omille opiskelijoillemme että avoimen opiskelijoille vasta marraskuun alussa, joten vielä voipi ongelmia ilmaantua. Mutta onpa yritetty!

Kompastelin, pahasti

Se lokakuinen päivä oli sädehtivän kaunis. Iloisena ajelin Rautalammin komeissa maisemissa kohti koulutustilaisuutta.

Olin innoissani, sillä pääsisin pitkästä aikaa kouluttamaan seurakuntien työntekijöitä, itseasiassa melko tuoreita kirkkoherroja. Johtamisviestintää, jee, lempiaihe!

Lisäksi saisin kuitata velkani entiselle esimiehelleni, Lapinlahden kirkkoherralle Lauri Jäntille, joka oli yksi koulutuksen suunnittelijoista. Lauri kävi puhumassa Muutoksen johtamisen kurssillani jo v. 2011 ja hurmasi opiskelijat konstailemattomalla ja asiantuntevalla tyylillään. Olin luvannut Laurille, että tulen vuorostani, kun on tarvis. Nyt vihdoin oli.

Minulla oli koulutustuokiolleni mielestäni tosi hyvä nimi: Johtamisviestintä – kirkkoherra koutsina, korvina ja keulakuvana. Olin totta kai selvittänyt oman osuuteni sijoittumisen kurssipäivän ohjelmaan. Olin kaivellut mediasta esimerkkejä kurssilaisten medianäkyvyydestä. Olin ollut jopa yhteydessä minua edeltäneeseen puhujaan hänen teemoistaan ja mahdollisista yhtymäkohdista. Kaikki näytti siis olevan kunnossa.

Vaan ei ollut.

Ongelma 1. Edellisen puhujan osuus oli ollut jotain muuta kuin olin ymmärtänyt. Pohjalla ei siis ollut suinkaan vuorovaikutteista työpajaa vaan powerpoint-tykitystä.

Ongelma 2. Em. syystä kurssilaisilla oli valtava puhumisen ja jakamisen tarve. Olin jo ehtinyt unohtaa, että sellaisia seurakuntien työntekijät ovat, varsin ilmaisuvoimaisia.

Ongelma 3. Olin vielä sen verran tuore opetushommissa, että en osannut säätää aineistoani lennossa juuri tämän ryhmän tarpeisiin. Olisi ilman muuta pitänyt keskittyä vain muutosviestintään, koska se mietitytti ja puhutti kirkkoherraporukkaa erityisesti.

Kaksituntiseni oli järkyttävän raskas ja sirpaleinen. Minulla oli aineistoa aivan liikaa ja liian vähän aikaa ryhmätehtäviin, niitten purkamisesta puhumattakaan. Jälkeenpäin ajatellen oikeastaan muuta ei olisi tarvittu kuin hyvin johdettu keskustelu.

Kotiin ajellessa oli pakko pysähtyä tähän maisemaan hiukan hengittelemään. Lohduttauduin ajattelemalla, että olin vain yksi pieni osa Kirkon koulutuskeskuksen ja Kuopion tuomiokapitulin hienosti rakentamaa johtamiskoulutuskokonaisuutta. Mutta kaihersi se kovasti, epäonnistumisen tunne. Ja ihan kuin koko yliopiston mainekin olisi ollut minun harteillani, kauppatieteiden laitoksesta puhumattakaan.

Tuosta on siis jo kaksi vuotta mutta yhä jurppii. Tuoreista kirkkoherroista on tullut kypsempiä kirkkoherroja ja uskon, että he ovat taitavia johtajia ja viestijöitä omissa yhteisöissään eri puolilla Suomea. Minut he ovat (toivottavasti!) unohtaneet jo kauan sitten.

Miksikö kirjoitan tämän juuri nyt? Siksi, että Lauri Jäntti väittelee teologian tohtoriksi yliopistossamme 24.11.

Lauri on ehkä paras esimies, joka minulla on ikinä ollut – kuunteleva, perehtyvä, kannustava, positiivinen, kehittämishakuinen. Ja hurjan innostunut viestinnästä. Jos Laurin luo meni idean kanssa, hän piti sitä aina hyvänä ja lisäsi siihen vielä jonkun uuden, inspiroivan näkökulman. Hän palkkasi minut Ylä-Savoon viestinnän kehittämisprojektiin heti väitökseni jälkeen kymmenen vuotta sitten ja auttoi kasvamaan opettajaksi.

Siksi harmittaa, että piti noin pahasti kompastella.

Saisinkohan vielä toisen mahdollisuuden?

Lauri Jäntin kanssa vetämässä Soutajista surffaajiksi -viestintäseminaaria
Iisalmessa 13.11.2009. Kuva: Erja Vaarala.

Täällä on sotku!

Infotilaisuus Joensuussa.

Tuo mummoni muinoin puhelimessa tokaisema hätäinen lausahdus on jostain kumman syystä pyörinyt mielessä menneellä viikolla. Taidamme elää oppimisprosessin sitä vaihetta, kun melkoinen sotku vallitsee sekä opiskelijoitten että opettajan päässä.

Viime viikolla koostimme yhteen artikkelireferaattien
antia kriisiviestinnän ja maineenhallinnan teemoista, pidimme kaksi Särkänniemen tiedotustilaisuutta delfiinien siirrosta, tarkastelimme eri medioitten tapaa kehystää uutisensa ja hurmaannuimme mainostoimistovieraistamme.

Olen niin kiitollinen Mainostoimisto Fabrikin Timo Kupiaisesta ja Ad Kiivin Ricardo Patinosta. He osaavat molemmat täsmäpuhutella opiskelijoita. Timo kuvasi loistavasti mainostoimistotyön muutoksen ja hektisyyden. Ricardo oli kuin paraskin motivational speaker ja innosti opiskelijoita kirkastamaan unelmansa ja tavoittelemaan sitä.

Timo Kupiainen Fabrikista.

Jos opiskelijoita jännittää heidän tämän viikon ryhmäesityksensä niin kyllä jännittää minuakin. Oliko tehtävänanto liian ohjeistava? Jättikö mitään tilaa omalle ajattelulle ja tiedon soveltamiselle? Vai oliko se niin avoin, että voivat mennä pahasti metsään? Tutkivan oppimisen pedagogiikassa tutkimustehtävien avoimuus riippuu paljon opiskelijoitten valmiuksista. Kurssini on kolmannen kandivuoden kurssi, joten sen mukaan pitäisi mennä.

Ricardo Patino Ad Kiivistä.

Toinen jännityksen paikka on esseesuunnitelmien käsittely. Niitten palautuspäivä on huomenna ja vasta 15 on tullut. Suunnitelma on ennenkin ollut oivallinen kirjoittamisen käynnistäjä. Mietin vielä, miten olisi viisasta ne käsitellä. Kartoitan parhaillaan, moniko on käsittelyssä mukana. Useinhan se ikävä kyllä menee niin, että ne, jotka neuvoja eniten tarvitsisivat, eivät tule niitä kuulemaan.


Kurssin tässä vaiheessa alkaa olla myös ilmeistä, mitä olisi pitänyt tehdä toisin. Olisi esimerkiksi pitänyt valmistaa vielä enemmän videoklippejä, sillä ryhmätehtävät varsinkin Joensuun isomman ryhmän kanssa vievät melkoisesti aikaa. Mutta minkäs teet, kun juuri videoitten teon päälle tuli vielä se kurja flunssakin. Tästä sitä viisastuu ja ensi vuonna tuottaa paremman kokonaisuuden. Se ei tietysti tämänvuotisia opiskelijoita juuri lohduta.

Infotilaisuus Kuopiossa.

Kaikenkaikkiaan koko kurssi vaikuttaa juuri nyt aika kaoottiselta. Opittava aines tuntuu olevan hajallaan siellä sun täällä. Miten ihmeessä koostamme tästä homogeenisen paketin ensi viikon aikana? Vai voiko sellaista edes tavoitella?

Hiukan lohtua kaaokseen toi viime viikon ryhmäpohdintojen lomasta kuulemani lausahdus: Mä niin tykkään tästä kurssista. Yritän ottaa tuosta ilon irti ja taltuttaa kolkot, epäilevät ajatukseni (saahan sitä tykätä, mutta opitaanko täällä mitään...).

Strategiaviestinnän tärkeys

Olen viime viikkoina kovasti miettinyt, mitä viestintäosaaamista jokainen ekonomi tarvitsee, ja etsinyt sitä tietoa eri lähteistä. Kuopion ekonomiopiskelijoiden ainejärjestön Preemion vuosijuhlapäivänä 12.2. osuin palaveriin, jossa oli mukana kollega Savonia-amkista, Jari Niemelä. Kävi ilmi, että hän on myös Suomen Ekonomien koulutuspoliittisen toimikunnan jäsen. Istuttiin kokouksen jälkeen hetki kaksin ja jututin Jaria aiheesta.

Yksi asia nousi välittömästi esiin: strategiaviestintä. Kannatti palaveerata! Olen heti valmis panostamaan tähän osa-alueeseen viestinnän kurssillani. Miten siis tehdä strategia tutuksi niin, että jokainen yrityksessä tietää, mitä se hänen työnsä kannalta tarkoittaa. Tätä samaa painotti myös viestintäammattilaisten järjestön ProComin toiminnanjohtaja Elina Melgin, kun asiaa häneltäkin kysyin.