Tämä teksti sai alkunsa Twitteristä, missä tuumailtiin, ettei työpaikan yksisuuntaisissa infotilaisuuksissa ole järkeä vaan ne ovat kaikkien ajanhukkaa. Siinä yhteydessä minulta pyydettiin enemmän tietoa aiheesta mutta vaikea on lyhyesti vastata. Ryhdyin siis kirjoittamaan.
No ensinnäkin yhteisöissä tarvitaan monenlaista viestintää ja monia kanavia. Ne yhteiset, usein kovin yksisuuntaiset tiedotustilaisuudet varmistavat, että suurin osa ihmisistä saa suunnilleen samansisältöisen tiedon samaan aikaan. Yhteen kokoontumisella on myös yhteisöä vahvistava tehtävä. Mennään tiistaiaamuisin sinne firman aamuinfoon, vaikka vähän muristen, se on osa meidän yhteisiä viikkorutiineja ja työtapoja.
Viisautta olisi tietysti mahdollisimman pian yhteisten infojen jälkeen avata niitten sisältöä pienemmissä tiimeissä: mitä tämä tarkoittaa juuri meidän porukan työn kannalta. Tai mahdollistaa muuten kysymysten esittäminen ja niihin vastaaminen.
On muuten todettu, että varsinkin muutostilanteissa – ja onko organisaatioitten elämässä nykyisin muuta kuin muutosta? – nämä säännölliset, yksisuuntaisilta vaikuttavat katsaukset ovat erittäin tärkeitä ihmisten muutosymmärryksen lisäämiseksi ja muutosahdistuksen helpottamiseksi.
Usein vieläkin kuvitellaan, että tieto siirtyisi sellaisenaan puhujalta kuulijalle. Ei siirry. Jos nyt ajatellaan vaikka em. yhteistä infotilaisuutta niin puhujan tunnetila, äänenkäyttö, sanaton viestintä, esitysaineisto, teknologia jne. vaikuttavat viestin välittymiseen, samoin vastaanottajan motivaatio, asenteet, kiire, ravitsemustila, teknologia jne. Jos infoa kuunnellaan ryhmässä, myös ryhmän yhteinen kokemus ja asenteet vaikuttavat. Toki on pyrittävä selkeään ja ymmärrettävään viestintään mutta kaikessa viestinnässä on aina myös tuo vastaanottajapuoli ja vastaanottajan vastuu.
Viisas organisaatioviestintä on mietittyä ja monikanavaista. Asiantuntijat ovat oivaltaneet viestintävastuunsa ja eri kanavien soveltuvuuden eri tarkoituksiin. Ikäviä uutisia ei esimerkiksi sähköpostitella vaan ne kerrotaan ajan kanssa ja kasvotusten. Ns. virallinen viestintäjärjestelmä on helppokäyttöinen, vastuunjaot selkeät ja väki koulutettu ja motivoitu viestimään. Nykyisin tuntuu olevan tärkeää tavoitella julkisuutta some-kanavissa, mediassa ja organisaation ulkopuolella ja kaikkein tärkein eli oma väki unohdetaan. Tähän jos mihin toivoisin ryhtiliikettä.
Palatakseni alun kysymykseen: sen sijaan, että jättäisimme yhteiset infot vaikka videomateriaalien varaan (moniko niitä oikeasti katsoo – paitsi, jos ne on tehty erityisen kivasti ja luovasti), kehittäisin vahvasti sekä niitä että työyhteisöviestinnän muita kanavia ja prosesseja. Monet ovat jääneet korona-aikana todella yksin, yhteenkuuluvuuden tunnetta ei ole nimeksikään, uudet työntekijät eivät ole päässeet tutustumaan työtovereihinsa ja pelkästään faktapohjainen teams-kokoustaminen ei liitä ihmistä yhteisöön eikä motivoi.
Ellet sitten satu kuulumaan siihen yhdeksään prosenttiin työntekijöistä, jotka eivät tarvitse eivätkä arvosta työyhteisön epämuodollista viestintää. Saksalaisen tutkimuksen mukaan (Koch & Denner, 2022) vain tuon verran oli työyhteisöissä heitä, joille riitti pelkästään työasioista puhuminen.
Meistä useimmista muista olisi aika kiva, jos joku edes joskus kysyisi, mitä kotiin kuuluu.
